Wer das perfekte Event hosten möchte, sollte einiges in die Vorbereitung stecken. Dazu gehört nicht nur die Planung des eigentlichen Events und dessen Ablaufs, sondern unter anderem auch das Einladen der Gäste. Das ist dank digitaler Technologien heute um einiges einfacher, als zu Zeiten der Papier-Einladungen. Online-Einladungen sind praktisch und zudem echt einfach zu erstellen. Kostenlose Website Vorlagen sind heute einfach zugänglich und können von jedem verwendet werden – egal ob technologie-affin oder nicht.
Beginnen wir aber von vorne: Hier kommen unsere Tipps, mit denen Sie ein perfektes Event veranstalten!
1. Frühzeitig um alles kümmern
Je früher Sie mit der Vorbereitung eines Events anfangen, desto sicherer können Sie sich über dessen erfolgreichen Ausgang sein. Das beginnt schon bei der Miete der Location: Beliebt Hochzeits-Venues zum Beispiel sind oft bereits Jahre im Voraus ausgebucht. Auch DJs und Bands gibt es nicht im Überfluss – wer also sicherstellen möchte, dass sein Wunsch-Gig noch verfügbar ist, sollte diesen so früh wie möglich buchen. Je eher alles gebucht ist und der Plan steht, desto mehr können Sie sich zudem als Veranstalter oder Host entspannen. Und auch die Gäste sollten Sie so früh wie möglich informieren und Einladungen verschicken. Das ist vor allem dann der Fall, wenn diese eine Anreise und/oder eine Unterkunft buchen müssen.
2. Gästeliste und Einladungen
Eine Veranstaltung ist oft nur so gut, wie die geladenen Gäste. Überlegen Sie sich im Voraus, wie viele Personen Sie einladen möchten. Bei größeren Events legen Sie am besten das Maximum fest, das Sie anhand der Budgetplanung abschätzen können. Je mehr Gäste Sie einladen möchten, desto mehr Platz benötigen Sie. Doch auch auf Faktoren wie die Verpflegung mit Essen und Getränken wirkt sich die Gästezahl natürlich aus. Überlegen Sie sich deshalb genau, wen Sie einladen möchten – vor allem bei kleineren Veranstaltungen kann sich die Erstellung der Gästeliste als Herausforderung herausstellen. Nach dem Festsetzen der Gäste sollten die Einladungen möglichst schnell verschickt werden. Eine Online-Einladung ist heute zeitgemäß und kann zudem cool gestaltet werden. Dafür können Sie sogar eine individuelle Website für das Event erstellen. Die enthält alle wichtigen Informationen zur Veranstaltung und erlaubt es den Gästen, direkt online RSVP zu geben.
3. Musikwahl nicht unterschätzen
Die musikalische Untermalung ist ein wichtiger Aspekt bei einer jeden Veranstaltung. Sie sollte unbedingt auf den Anlass angepasst werden: Auf einem Kongress beispielsweise erwartet wohl niemand Discomusik und auf Hochzeiten wird eher selten Rock gespielt. Besonders bei Events wie Hochzeiten gibt es verschiedene Phasen. Während der Zeremonie wird es oft etwas ruhiger und romantischer, zum Essen läuft entspannte Lounge-Musik und abends Musik zum Tanzen. Werden Sie sich über den Ablauf des Festes klar und planen Sie die Musikwahl dementsprechend. Am wichtigsten ist, dass Sie sich über die Erwartungen und Wünsche Ihrer Zielgruppe klar werden. Dazu gehört zum Beispiel das Alter, aber auch Faktoren wie der kulturelle Hintergrund. Sie haben die Wahl zwischen einem DJ, einer Band oder einfach einer Spotify-Playlist, die Sie selbst erstellen. Stellen Sie sicher, dass Musikwünsche seitens der Gäste erfüllt werden – das kann oft die Stimmung heben.
4. Verpflegung ist wichtig
Essen und Getränke sind ein nicht selten unterschätzter Punkt bei allen möglichen Arten von Feiern. Welche Art von Essen serviert werden soll, entscheiden Sie als Host selbst. Achten Sie hier wiederum auf die Art des Events und die Vorlieben der geladenen Gäste, wenn Sie diese kennen. Zu einer Gartenparty etwa passt am besten ein Grillbuffet, bei einer Hochzeit darf es vielleicht ein gehobeneres Menü sein. Bei größeren Feiern oder wenn Sie nicht alle Gäste persönlich kennen, ist ein vielfältiges Menü am besten. Stellen Sie sicher, dass für jeden Geschmack etwas dabei ist – bedenken Sie dabei mögliche Allergien, Vegetarier, Veganer und ähnliches.
5. Welche Extras dürfen es sein?
Wer eine Veranstaltung plant, hat die freie Wahl. Sie entscheiden über den Zeitplan, die Programmpunkte und natürlich auch die Extras im Programm. Bestimmte Extras können Ihrem Event auf unterschiedliche Art und Weise zugutekommen:
● Moderator: Bringt Ordnung in das Programm und zieht die Punkte zum richtigen Zeitpunkt durch.
● Hostessen oder Hosts: Perfekt zur Begrüßung der Gäste, vor allem bei Firmenveranstaltungen, auf Kongressen oder Messen.
● Spiele: Unterhalten die Gäste und können Feiern auflockern. Zudem praktisch, wenn etwas Leerlauf zwischen zwei anderen Programmpunkten besteht (z. B. auf Hochzeiten)
● Candy-Bar: Erregt Aufsehen und macht sich zudem optimal als kleine Snack-Gelegenheit für zwischendurch.
● Spezielle Lichteffekte, vielleicht sogar eine Discokugel: Besonders schön bei Festen, bei denen das Tanzen im Vordergrund steht. Doch auch Gartenfeiern am Abend profitieren von einem ausgefeilten Lichtkonzept (z. B. mit Lampions).
Welche Extras Sie am Ende in Ihr Event inkludieren möchten und können, hängt nicht zuletzt auch vom vorhandenen Budget ab.
Das perfekte Event, Schritt für Schritt
Jeder hat das Zeug dazu, eine super Veranstaltung zu planen und auszurichten. Wenn Sie an alle wichtigen Punkte denken und diese der Reihe nach abarbeiten, kann fast nichts mehr schiefgehen.
Und falls Sie sich doch etwas Unterstützung wünschen, wenden Sie sich einfach an uns. Als Eventagentur helfen wir Ihnen in allen wichtigen Bereichen weiter, die zu einer Veranstaltung dazugehören – von der Musik bis hin zum Catering.
